Seit Inkrafttreten der neuen Rahmenverträge haben sich die Verjährungsfristen für alle Heilmittelsparten stark verkürzt. Es gilt die Verjährungsfrist von neun Monaten, gerechnet ab Ende des Monats der letzten Behandlung.
Damit Sie diese Fristen problemlos einhalten und Absetzungen effektiv vermeiden können, empfehlen wir Ihnen, abgeschlossene Verordnungen zeitnah, bestenfalls innerhalb von ein oder zwei Monaten zur Abrechnung einzureichen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie die Verjährungsfristen auch im Falle von anfallenden Korrekturen oder Nachberechnungen einhalten.
Warum die zeitnahe Einreichung so wichtig ist, veranschaulichen unsere drei Alltagsbeispiele.
Verjährung nach Korrektur
Die Therapeutin Marianne Muster schließt die Behandlung einer Verordnung am 15.02.2022 ab. Die Verordnung verjährt folglich zum 30.11.2022.
Da Frau Muster die Verordnung „aus den Augen verloren hat“, reicht sie diese erstmals am 10.10.2022 zur Abrechnung ein. Während der Verordnungsvorabprüfung im ADH Abrechnungszentrum fällt auf, dass die Arztunterschrift fehlt und die Verordnung aus diesem Grund nicht abrechnungsfähig ist. Frau Muster erhält die Verordnung daher am 15.10.2022 zur Heilung zurück und lässt die Arztunterschrift durch den ausstellenden Arzt ergänzen.
Da Frau Muster im November keine Abrechnung mehr einreicht, erreicht diese das ADH Abrechnungszentrum erst mit der Dezemberabrechnung am 02.12.2022 – und ist bereits verjährt.
Verjährung vor Zuzahlungsnachforderung
Der Therapeut Martin Muster schließt die Behandlung einer Verordnung am 28.01.2022 ab. Die Verordnung verjährt folglich zum 31.10.2022.
Herr Muster reicht die Verordnung mit der Abrechnung vom 15.05.2022 ein, die Verordnung wird erfolgreich abgerechnet. Am 20.07.2022 erhält Herr Muster mit einer Auszahlung eine Absetzung zu der Verordnung aufgrund einer nicht vorliegenden Zuzahlungsbefreiung und fordert die Zuzahlung vom Patienten ein:
- Die schriftliche Aufforderung erfolgt am 16.08.2022.
- Die schriftliche Mahnung erfolgt am 16.09.2022.
Da der Patient die Zuzahlung auch nach der Mahnung bis zum 16.10.2022 nicht geleistet hat, schickt Herr Muster den Mahnnachweis mit der nächsten Abrechnung zum ADH Abrechnungszentrum. Diese reicht er am 01.11.2022 ein. Die Nachforderung ist jedoch verjährt.
Verjährung effektiv vermeiden
Um die Verjährung trotz anfallender Korrekturen und Nachforderungen zu vermeiden, ist eine zeitnahe Einreichung abgeschlossener Verordnungen, korrigierter Verordnungen oder offener Nachforderungen unerlässlich.
In dem Fall wäre die Bearbeitung aller anfallenden Korrekturen und Nachforderungen fristgerecht möglich:
Beispiel für fristgerechte Verordnungsbearbeitung inklusive Korrektur und Nachforderung
- Abschluss der Behandlung am 17.03.2022
9,5 Monate bis zur Verjährung am 31.12.2022 - Einreichung der Verordnung zur Abrechnung am 02.04.2022
Rückerhalt aufgrund fehlender Arztunterschrift am 06.04.2022 – 8 Monate bis zur Verjährung - Korrektur: Ergänzung der Arztunterschrift am 15.04.2022
8 Monate bis zur Verjährung - Neueinreichung der Verordnung zur Abrechnung am 02.05.2022
7 Monate bis zur Verjährung - Erhalt einer Absetzung aufgrund fehlender Zuzahlungsbefreiung am 01.08.2022
4 Monate bis zur Verjährung - Nachforderung der Zuzahlung an den Patienten mit Aufforderung vom 10.08.2022 und schriftlicher Mahnung vom 10.09.2022
3 Monate bis zur Verjährung - Einreichung der Mahnung mit der nächsten Abrechnung am 02.11.2022
1 Monat bis zur Verjährung - Erstellung der Zuzahlungsnachforderung durch das ADH Abrechnungszentrum am 05.11.2022
Dieses Beispiel zeigt, dass eine fristgerechte Einreichung, Korrektur und Nachforderung möglich ist – Sogar im Falle einer zweiten Korrektur hätte die Abrechnung fristgerecht erfolgen können.
Unser Tipp für Sie:
Reichen Sie Ihre abgeschlossenen Verordnungen stets zeitnah (innerhalb von ein bis zwei Monaten) zur Abrechnung ein.
Unsere Verjährungsliste mit einer praktischen Übersicht über die Verjährungstermine finden Sie hier:
Quellen:
Rahmenvertrag Ergotherapie § 18 Absatz 10
Rahmenvertrag Logopädie § 18 Absatz 5
Rahmenvertrag Physiotherapie § 18 Absatz 5
Rahmenvertrag Podologie § 18 Absatz 5